Trabajar en tiempos remotos - Ángel Cereijo - Medium

Roles
EngineeringManager
Section
Remote
Type
Article
Date Added
Jun 18, 2020 5:52 PM
Language
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Si una palabra se ha extendido en los últimos meses por todo el mundo, además de la tristemente conocida “COVID-19", es “teletrabajo” y esta, poco a poco se ha ido adueñando de portadas de periódicos y noticiarios, entradas en blogs, etc… .

Lo que debemos destacar es que para nada es algo nuevo, sólo en Estados Unidos desde 2005 hasta 2019 hubo un aumento de un 159% en esta tendencia (artículo en inglés). Existen compañías (que ganan dinero y son rentables) que han nacido completamente distribuidas por todo el globo y algunas otras que llegaron a “cerrar” sus oficinas (en 2017).

Sin ir tan lejos, muchas compañías ya estaba trabajando en un modo remoto o distribuido pero quizás no lo sabían. Si tienes diferentes oficinas en diferentes localizaciones y estas se relacionan entre si, estás trabajando de una de estas formas. Muchas otras compañías ya tenían aceptado que sus trabajadores estuviesen ciertos días fuera de la oficina.

Ahora, quizás, lo más importante es entrar un poco en terminología y entender o analizar que es “teletrabajo”, “trabajo remoto” o el verdadero “trabajo distribuido”:

  • El teletrabajo es, sólamente, realizar algún tipo de actividad (trabajo) a distancia, nada más. No tiene nada que ver con estar en casa en pijama o en un remoto pueblo gallego o de Soria. Una persona que nos responde al teléfono cuando llamamos como clientes por algún motivo y nos da una solución, está realizando un trabajo, para nosotros, el cliente, de una forma telemática, a distancia... .
  • El trabajo remoto es realizar un trabajo alejado de un punto concreto, de ahí lo de “remoto”. Para decir que estamos en remoto, tenemos que indicar el punto del cual lo estamos. Esta es una de las “modalidades” más extendidas en ámbitos como el de la tecnología. Existe un “cuartel general” donde sucede la acción y se toman las decisiones, que es el punto de referencia para personas que no están físicamente en ese lugar. Esto a veces es conocido como el modelo híbrido del “remote” y es causante de muchos de los males a nivel profesional: ciudadanos de segunda clase (el ejemplo de reuniones en las cuales hay una persona en remoto conectada al teléfono de una ruidosa sala llena de personas), sin acceso a la toma de decisiones, sin visibilidad del trabajo, falta de promociones, ascensos o nuevas oportunidades, etc… .
  • El trabajo distribuido es aquel que no tiene un punto de referencia, no hay un punto central que sea el eje del equipo u organización, donde la acción sucede y se toman las decisiones. Este es, en estado puro, la idea que persiguen los defensores de las buenas prácticas del llamado “remote”. Aquí todos los integrantes del equipo acceden en igualdad de condiciones, todas las decisiones son tomadas de una forma justa y equitativa para cualquier componente del equipo, en definitiva, todos son ciudadanos del mismo nivel. En muchos ambientes aquí es donde se suele alcanzar el “remote first” (aunque no es exclusivo) donde se parte de que por defecto, todo el mundo puede estar distribuido por diferentes localizaciones y horarios.

Al contrario de lo que parece que escuchamos últimamente, este movimiento de trabajo fuera de oficinas, tiene bastante poco que ver con el espacio donde este se desarrolla y mucho más que ver, en cambio, con la forma en la cual este se desarrolla. Basta con leer los famosos libros de la gente de Basecamp (una gran guía para el cambio de mentalidad) para poder entender porque unas empresas funcionan en un modo remoto/distribuido y otras no.

Cada trabajo tiene (o debería tener) una serie de procedimientos definidos para llevarse a cabo. Estos procedimientos, obviamente, variarán en función del sector, el tamaño y componentes del equipo, el momento, etc.. .

El principal error de todo equipo que pasa a “trabajo remoto o distribuido” es querer seguir trabajando de la misma forma, con exactamente los mismos procesos, que podrían funcionar para un mundo presencial pero no para uno que no lo es. El camino a seguir para un mundo de “trabajo remoto/distribuido” es justamente el contrario, empezar a cambiar los procesos para que se adapten a que no todos los implicados en los mismos deban coincidir en un mismo sitio a una misma hora (aunque lo estén).

En realidad este cambio de procesos, podría llegar a realizarse sin ni siquiera tener en mente que la gente trabaje en diferentes localizaciones y en diferentes horas. La base de estos procesos adaptados al mundo distribuido, es la “organización”. Cuanto más se lee y se conoce sobre el tema, más se ve que la clave de todo está en la organización, del tiempo, la información, las personas, etc.. .

Existen infinidad de hábitos a cambiar pero parece que uno de los principales es la necesidad de “las reuniones”, de forma presencial, en cualquier momento y de forma reiterativa. Una constante en todas y cada una de las lecturas y videos o audios relacionados con productividad (no sólo “remote”) habla sobre ello:

  • Una reunión que podría haber sido un email o una entrada en nuestro sistema de gestión de información (como gestión de información podemos tener cosas como Notion, Confluence o similares): estas son las reuniones en las que van X personas a que una “cuente su libro” y ningún otro participante interactua realmente en la misma.
  • Reuniones sin agenda: se llega a la reunión sin saber exactamente de qué se va a tratar y normalmente con demasiada gente incluida (por si hace falta).
  • Reuniones de las que se salen sin acciones: en la reunión se habla pero no se cierran puntos de acción a acometer tras ella.
  • Reuniones sin un “resultado”: esto quiere decir que lo hablado, lo decidido, lo aprendido en esa sesión, no termina en un lugar común donde poder volver a acceder y recuperar toda la información.
  • Reuniones reiterativas: volvemos a juntarnos para que alguien nos cuente lo que ya hablamos en otra reunión, de lo cual no nos acordamos.
  • La reunión urgente: surge algo que se acaba de ocurrir y no está “madurado” y suelen terminar en nada y olvidadas en el tiempo.

Las soluciones, además de típicas y con sentido, son bastante simples:

  • Cualquier reunión tiene un motivo de ser y este debe ser escrito, desarrollado y explicado de forma correcta. Puede que sea un correo, una entrada en nuestro gestor de información, pero debe ser tangible, editable y durable. Es posible que recopilando información nos demos cuenta de que realmente no es necesaria una reunión o que simplemente al compartir esa información previa, alguien la complemente solucionando las dudas que además, se quedarán registradas y accesibles para cualquier otro componente del equipo.
  • Cuando hemos preparado un documento, trabajado sobre él y alguien lo ha completado, es posible que queden pequeñas dudas a resolver. Es fácil en este punto ir a una reunión con una agenda cerrada de lo que se va a tratar.
  • Al finalizar la reunión, como hemos ido con puntos concretos a tratar, hemos podido identificar puntos a acometer y nos debemos ir con esos puntos asignados a alguien.
  • Como hemos partido de un documento escrito, con comentarios y aportaciones, este se complementa con la información obtenida en la reunión y los puntos de acción que posteriormente serán añadidos a este documento. Con esto conseguimos tener información durable en el tiempo, accesible por cualquier persona y además reducimos el número de personas necesarias en la reunión ya que leyendo ese documento deben tener el mismo conocimiento que cualquier persona en la sala, si no significa que hay información que está en una cabeza, de donde, eventualmente, desaparecerá.
  • Teniendo todo escrito desaparecen la reuniones para recordar aquello que hablamos en aquella otra.
  • Estando obligados a escribir y procesar información antes de una reunión, nos daremos cuenta que muchas no son necesarias y esa necesidad de convocar reuniones constantes desaparece.

¿Y qué tiene que ver todo esto de las reuniones con el “remote”?. Lo más simple, la productividad:

  • Mientras una persona no está en una reunión, está produciendo trabajo, el suyo, aquello en el que esa persona es buena.
  • Una persona en una reunión en la que no aporta, nos está costando dinero (podemos buscar herramientas que nos calculen esto).
  • Información accesible para siempre, no supeditada a la disponibilidad de la una persona (no está disponible, ha abandonado el equipo). Esta es la más importante de todas, aquí se rompen las barreras de horarios y localizaciones y cualquier persona puede ser productiva en cualquier momento, no importa quien esté disponible en ese instante junto a ella.
  • Gestión del tiempo y objetivos. Es mucho más fácil definir unos objetivos en el tiempo cuando sabemos el tiempo que tenemos disponible sin miedo a reuniones espontáneas, reiterativas y por sorpresa. Nada más productivo que una agenda clara y cerrada.

Pensaremos, pero… y si no puedo preguntarle a alguien algo cuando quiera o no puedo convocar reuniones cuando quiera, entonces vamos a ir más lentos… Siempre me gusta pensar en la idea de “ir más lento para ir más rápido”. Al principio, cuando aún no tenemos toda esta información accesible, la metodología trabajada, es posible que sí sea así, luego:

  • La mayoría de la información que necesitamos está disponible.
  • Aprendemos a ir con antelación en nuestro trabajo y anticipar la necesidad de otras personas, tenemos una agenda y planificación en lugar de vivir al día (en la medida de lo posible).
  • Las reuniones se acortan y reducen, la información disponible aumenta, el tiempo efectivo de las personas se incrementa y con ello el trabajo cerrado (la productividad se mide por las cosas cerradas, no por las abiertas) y lo más importante…la felicidad de las personas que ayudará a que permanezcan en nuestro equipo y con ellas, todo su conocimiento.

Buscando un corto resumen de ideas base comunes que suelen compartir los equipos distribuidos, nos podemos encontrar siempre con tres:

  • La “regla de oro”, cuando una persona está en remoto, todo el equipo está remoto: no pueden existir ciudadanos de segunda clase con un peor acceso a la comunicación (sobre todo en reuniones) y la información.
  • Debe existir una fuente única de la verdad, un sitio accesible para todo el equipo donde gestionar toda la información: todo se debe escribir en lugar duradero, editable y accesible (nada de chats). Se eliminan las decisiones de “fuente de agua” o de chats privados.
  • La comunicación es preferentemente asíncrona, existen varios canales de comunicación y cada uno de ellos tiene su cometido: se define el uso claro y concreto para cada uno de los canales disponibles (video, chat, email, …).

El resumen de estas ideas se pueden traducir en: respeto, independencia, confiabilidad, comunicación y generosidad (para compartir).

La confluencia en estas ideas, da como resultado que las personas deben demostrar “responsabilidad” para:

  • Respetar a otros en igualdad de condiciones.
  • Compartir toda la información necesaria utilizando los canales correctos.
  • Acceder con independencia a la información necesaria en cada momento.
  • Comunicarse de forma efectiva, clara y completa, otra vez, utilizando los canales adecuados.
  • Ser organizado en el tiempo de trabajo, minimizando la necesidad de tiempo de otras personas.
  • Ser confiable en la calidad y resultados del trabajo.

Conciliación familiar, reducción de costes, ahorro de tiempo, acceso a talento, etc… , todas son mejoras o ventajas para empleados y empresas que últimamente podemos leer, ver o escuchar en diferente medios; pero, ¿y qué pasa con los clientes?, ¿que mejoras o ventajas reciben ellos?. Analicemos algunos puntos:

  • Diversidad en el producto: son abundantes los ejemplos donde grandes compañías, al expandirse a un país, además de crear oficinas y ocuparse de asuntos legales, contratan personal de la zona con conocimientos de la situación geográfica, la idiosincracia de la población y el conocimiento del mercado. Además, también se comenta la necesidad de tener en equipos de trabajo, personas de diferentes géneros y etnias/razas. La posibilidad de contratar personas en cualquier parte del mundo, nos abre de manera inmediata todas estas vías. La diversidad y entendimiento del mercado, permite crear productos o servicios realmente adaptados a nuestros clientes, dondequiera que estos estén. ¿Pretendemos crear productos en grandes ciudades y que estos sean utilizados por personas en cualquier localización?; recuerda un poco a como creamos páginas web con portátiles de última generación y conexiones de banda ancha para que estás sean usadas en dispositivos móviles conectados a cualquier tipo de red.
  • Atención localizada: no es nada nuevo que en atención al cliente, la cercanía y la identificación cliente-compañía es clave para un buen servicio. No es nada nuevo, las grandes operadores lo aprendieron hace años (ejemplo , otro). De nuevo, las opciones de un equipo distribuido nos permite crear esta atención personalizada manteniendo la identidad de la compañía. Si tu producto o servicio tiene un problema, sólo un magnifico servicio de atención al cliente va a evitar que lo pierdas.
  • Calidad de producto: ahora mismo, muy centrado en el mundo IT (realmente en cualquier sector que en ese momento tenga una alta demanda de trabajadores) uno de los factores que más puede afectar a la calidad de tu producto o servicio y además está en las “máximas preocupaciones de las compañías”, es la retención y bajar al mínimo la rotación en las plantillas. Conseguir una rotación baja requiere, como mínimo, de tener personas felices en sus puestos de trabajo (todo un tema exclusivo). Existen estudios dedicados a medir la felicidad de los trabajadores y su retención por las compañías en “remoto” en comparación con el modelo más tradicional. Calidad de producto y retención de personas, van unidas de la mano, a mayor tiempo de una persona en una compañía o equipo, mayor nivel de conocimiento tiene sobre el mismo, mayor cohesión dentro del equipo y si trabajan directamente con clientes, mayor confianza de estos hacía nuestros trabajadores. Equipos con alta rotación pierden constantemente conocimiento sobre el producto, la confianza y compenetración dentro del equipo se debe volver a crear y si trabajamos directamente con clientes, se debe volver a ganar la confianza de los mismos (sin decir la mala imagen que puede suponer nuestra alta rotación).

Una vez leído mucho y estudiado muchos casos de aplicaciones prácticas de las diferentes técnicas para equipos remotos/distribuidos, es complicado sacar unas conclusiones únicas para su implantación, más allá de las ideas base comunes que hemos comentado anteriormente.

Lo que sí parece tener sentido es que:

  • Cada equipo debe definir unas metodologías de trabajo que le funcionen. Da igual cuales sean estas, pero debe seguir el flujo de definir, cumplir, medir, iterar. Esto es crear una normas que todo el mundo siga (desde el CEO hasta la última incorporación), detectar posibles problemas, hacer ajustes y volver a probar y así hasta encontrar la mejor forma de colaboración en cada momento.
  • Olvidarnos de trabajo remoto = casa. Habrá personas que quieran trabajar en casa , otras en la oficina corporativa, otras en coworking al lado de su casa, etc.. . Hay que centrase en que es un cambio de metodología, no de localización.
  • Ecualizar a todos nuestros trabajadores en cualquier aspecto profesional: acceso a información, participación en procesos, etc… .
  • No olvidarse de las personas y las relaciones. Incluso las empresas 100% distribuidas lo saben y tienen técnicas para ello, las tres más famosas son: una o varias veces al año todo el equipo está en un único sitio donde hacer team building, trabajar en algo, definir estrategias, alinear visiones, etc.., fomentan la cohesión del equipo con “charlas” aleatorias entre personas del equipo y se crean chats/salas abiertas a modo de “fuente de agua” donde la gente entra a tomar un descanso y hablar de generalidades (ejemplo de aplicaciones prácticas). No podemos eliminar una variable del juego (el contacto entre trabajadores) y esperar el mismo resultado. Debemos suplir este cambio de una o varias maneras.

Como punto separado a lo anterior, si cuando trabajamos en nuestra oficina definimos unos mínimos necesarios para poder hacerlo de la forma adecuada: un espacio correcto (mesa, silla, etc..), las herramientas necesarias (portátil, pantalla, aplicaciones, etc..), una conexión a internet correcta y nosotros mismos nos vestimos adecuadamente y usamos unos medios de transporte correctos para cumplir con nuestros horarios; deberíamos definir unos mínimos también para nuestro trabajo fuera de una oficina.

Como personas responsables, deberíamos:

  • Asegurarnos de tener una buena conexión, lo suficiente como para poder realizar correctamente nuestro trabajo.
  • Disponer de un espacio adecuado donde poder hablar o interactuar con compañeros con las menores distracciones posibles.
  • Tener el hardware necesario (unos buenos auriculares con un buen micrófono siempre serán una buena opción). Somos profesionales y debemos tener herramientas que nos permitan demostrarlo.
  • Estar disponible cuando decimos que vamos a estarlo y cumplir con nuestras agendas.

En los recursos del artículo, encontrarás enlaces a herramientas que tú y tu equipo podéis usar.

Como recomendaciones comunes, me gusta quedarme con estas:

  • Siempre pon la cámara en las videollamadas. No abuses de ellas, pero son una gran herramienta de comunicación y contacto con tus compañeros. Arréglate correctamente para la ocasión, muestra respeto por los demás participantes.
  • Aprende a separar ambientes. Si no puedes tener un ambiente separado para tu trabajo y tu ocio, engáñate a ti mismo, cambiar de posición algunos elementos cuando vayas a trabajar y volver a hacerlo cuando pares, puede ser una buena manera.
  • Márcate horarios para empezar y terminar (e intenta cumplirlos).
  • Vístete para trabajar”, no es necesario estar elegante, pero arréglate casi como si fueses a salir a la oficina. Esto te hará ponerte en “modo trabajo” y si al terminar no vas a salir de casa, cámbiate de ropa; te ayudará a marcar el fin de tu jornada laboral.
  • Haz ejercicio todos los días. Intenta salir de casa aunque sea a dar un paseo.

Hasta ahora todo lo comentado sale de libros, charlas, artículos, la red está plagada de ellos y de los más interesantes son siempre los contados en primera persona a modo de experiencia propia, así que, ¿cuál es la mía?

En los últimos 5 años, he ido trabajando de forma esporádica en remoto para nuestra oficina de Madrid, 1 o 2 días a la semana, una semana suelta en alguna época del año, etc… y concretamente, desde hace unos 3 años, he pasado a trabajar de una forma más compleja: un compañero con su 99% del tiempo siempre en remoto, algunos que dependiendo del día estarán o no en el mismo lugar que yo y otros que prácticamente están siempre en la oficina (a veces tanto yo como ellos estamos allí, pero lejos y a efectos prácticos, sería como estar en diferentes ciudades).

¿Y esto cómo era?

  • Personas con las que podías coincidir en la oficina de forma habitual, ante un problema algo complejo, optaban por posponer y hablar “mañana en la oficina”. Esta es la salida fácil, trabajar en remoto requiere esfuerzo, todo lo que conlleve una gran recompensa lo requiere. En mi caso, con una mentalidad “remote first” y acostumbrado a trabajar de esa forma, nunca me he encontrado con este caso con otras personas en la misma situación, no hay barreras tecnológicas (más allá de requerir equipamiento concreto) para no solucionar un problema.
  • El toque en el hombro”, la facilidad para interrumpir el trabajo de alguien era una constante. Incontables veces he tenido que levantar la mano cuando eso ha pasaba para indicar que estaba centrado en algún tema importante.
  • La reunión espontánea, que surge de repente y la que te llaman porque estás allí. Este es uno de los motivos por el cual, muchas compañías quiere tener a todos sus empleados en un mismo lugar en un mismo momento. Pensar que las ideas nacen en un sitio, y no en la cabezas de personas motivadas y centradas en su trabajo parece contradecir muchos de los grandes proyectos que hoy tenemos vivos (grandes proyectos de código abierto, basecamp, gitlab, elastic). En mi caso, hemos definido arquitecturas, planificado proyectos, encontrado y solucionado bugs, pensado y llevado a cabo nuevas ideas sin la necesidad de estar sentados uno al lado del otro (personas en remoto han creado productos totalmente nuevos 100% alineados con las necesidades de la compañía).
  • Los ciudadanos de segunda”, he vivido lo que es estar en una reunión en remoto conectado a un teléfono con un sonido pésimo y perdiendo la mitad de las conversaciones.
  • Las decisiones de pasillo, me encontraba con alguna persona y allí intercambiaba información e incluso se tomaba una decisión. Las únicas personas realmente enteradas eran las que habíamos tenido la suerte de encontrarnos.
  • La desconexión de la compañía tanto buena como mala. Viviendo el día a día de oficina he podido contagiarme de la alegría de los buenos momentos y de la quemazón de los malos, que además se suelen vivir más tiempo y extenderse más fácil y rápidamente. En épocas en remoto, realmente esto no se veía, ni lo bueno ni lo malo. Las personas siempre en remoto, vivían en un limbo en este aspecto.

¿Y cómo es en época de COVID-19?

  • Los problemas existen igualmente, sólo que las soluciones no se pueden posponer y cada vez es más sencillo llegar a las soluciones con las herramientas de las que disponemos.
  • El “toque en el hombro” se ha convertido en la alerta en Slack. Permite terminar mi periodo de concentración para revisar mis comunicaciones, clasificarlas y darles una prioridad de atención.
  • ¿Estás disponible ahora?”, es la versión telemática para intentar una reunión espontánea. Como pocas veces funciona, acordar hora, temas a tratar y documentación necesaria es la tónica más habitual. Si no tienes una temática concreta y clara y no tienes documentación necesaria, las reuniones las rechazo.
  • Ahora todos somos ciudadanos de un mismo nivel, todos accedemos en las mismas condiciones, manejamos la misma información, todos nos vemos las caras y todos podemos participar de la misma forma.
  • No me encuentro con nadie en los pasillos. Sigo teniendo charlas en chats privados, a veces, incluso discutimos algún tema. La idea es que ahora, intentemos ser mucho más rigurosos en escribir cualquier cosa. Es un cambio de mentalidad, todos estamos cambiando.
  • La desconexión de la compañía es algo que no hemos trabajado, que aunque sea un tema de compañía, cada uno de nosotros aporta su parte. En mi equipo hemos pasado a tener una corta reunión todos los días a una hora concreta y acordada, que antes, no teníamos, sólo para vernos y poder hablar de cosas de trabajo o no. No esperamos a estos momentos para tratar problemas concretos, no es nuestro repaso diario (tenemos herramientas donde todo está disponible y visible), es una forma de mantener en contacto en un momento complejo. Muchos seguimos en contacto con los más cercanos, pero no con todos con los que hablábamos antes. Nuestro chat general sigue teniendo buenas vibraciones pero está lejos de ser un canal de unión, todos tenemos que aprender. Aunque en resumidas cuentas y teniendo en mente la situación actual donde habrá habido más cosas malas que buenas, creo que esta desconexión nos ha ayudado a evitar las “malas sensaciones”. Sin embargo, creo que la gente 100% en remoto, está hoy más conectada a la compañía y al equipo gracias a la gran cantidad de cosas que hemos ido haciendo de forma telemática.

¿Y qué va a pasar ahora?, creo que esta es la gran pregunta que todo el mundo se hace. Hay quienes opinan que el “teletrabajo” ha llegado para quedarse (recordad que ya estaba aquí) y no volveremos a trabajar como antes. Yo, también creo esto, pero creo que lo más importante quizás sea eso, “no volveremos a trabajar como antes”, habremos aprendido otra forma de hacer las cosas, de comunicarnos, de organizarnos, de gestionar las tareas, de medir los resultados y sobre todo de entender a las personas.

Siendo un fan del trabajo remoto, no lo soy del estar en casa todo el día. Yo soy fan de la metodología, no de la localización y entiendo 100% que habrá gente que ni teniendo espacio en casa quiera trabajar allí.

Me imagino un mundo en el que seguiremos teniendo oficinas, pero no tan grandes y exuberantes como hasta ahora (necesarias para animar a la gente a querer ir a ellas), si no sencillas y en lugares bien conectados o pequeñas distribuidas por diferentes puntos de la geografía.

Me imagino a la gente trabajando desde sus casas, en sus localidades natales o en grandes ciudades en las que realmente querrán vivir, no en las que estarían obligados a hacerlo.

Las grandes ciudades crearán espacios de trabajo compartidos en los diferentes barrios de las ciudades. La gente podrá salir de casa e ir a ellos caminando, se acabaron los atascos constantes, los 45 minutos de ida y vuelta, las aglomeraciones en transportes públicos,.. . Tendremos ciudades menos contaminadas y agradables para la vida en ellas.

Me imagino a equipos juntándose cada cierto tiempo para socializar, alinear visibilidades. Equipos con capacidad de acceso a toda la información disponible, con potestad para decidir, felices por disponer de más tiempo y disfrutar del tipo de vida y familia que ellos quieran, no de la puedan. Equipos cohesionados y entregados a un trabajo que les aporta en su vida. Al final, estará formado por gente que realmente quiere trabajar allí, no por gente que “es la que vive en la zona” siendo la que puede acceder y la que la compañía puede encontrar.

Esta es mi visión, cada uno tendremos la nuestra. Una cultura de trabajo distribuida con mercados abiertos nos va a permitir, a todos, compañías y personas a encontrarnos y mejorar nuestra calidad de vida, la calidad de nuestras compañías y sobre todo ayudar más y mejor a nuestros clientes.

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